MENU
Aula_close Layer 1

Kommunikationspolitik

Skolens kommunikationspolitik

På Skolen i Charlottegården ser vi god kommunikation mellem elever, skole og forældre som det bærende fundament. Det opnår vi ved at have klare aftaler og rammer for, hvordan vi kommunikerer med hinanden.

God kommunikation både internt og eksternt forudsætter, at vi har en kvalificeret intern kommunikation, hvor vi alle tager ansvar for at sikre en god kommunikation og for at overholde den fælles linje, vi har lagt for, hvordan vi kommunikerer.

Skolens værdier danner grundlag for denne kommunikationspolitik. Disse værdier er:

  • At vi har et fælles fokus på at sikre elevens faglige, sociale og personlige udvikling.
  • At åbenhed, tydelighed og dialog sikrer et konstruktivt samarbejde.
  • Medinddragelse, medindflydelse og medansvar sikrer grundlaget for et godt samarbejde. 


Vores kommunikationspolitik giver os et fælles udgangspunkt og er en fælles aftale, som fastlægger, hvordan vi kommunikerer, hvem der har ansvaret for kommunikationen, hvem vi kommunikerer til, samt hvornår vi anvender vores forskellige kommunikationskanaler.

Kommunikation mellem medarbejdere

Fælles viden og videndeling er forudsætningen for et godt arbejdsmiljø og et stærkt fagligt samarbejde. Derfor har vi alle pligt til at orientere os i vores interne information og bidrage konstruktivt til den fælles videndeling.

Aula - er vores primære kommunikationskanal. Her findes politik- og strategipapirer, nyhedsbreve fra ledelsen, dagsordner og beslutningsreferater fra vores møder. Vi har rammer for, hvordan de forskellige funktioner på Aula bruges, herunder beskedsystem, opslagstavle, Kalender, filsystem m.m., så det er klart hvilke informationer, man som medarbejder kan forvente at finde.

Office 365 - er vores primære vidensdelingsplatform, hvor mødereferater og dokumenter under udvikling deles og udfærdiges.

Meebook – er vores primære planlægningsværkstøj, hvor vi planlægger koordinerer og deler undervisningsforløb i årgangsteamet, fagteamet og på tværs af skolen.

Vi har orden og struktur på alle tre platforme, men primært Aula struktureres, så alle medarbejdere kan finde og genfinde relevante informationer og værktøjer og ved, hvor de skal arkivere og dele informationer, så videndelingen på skolen fremmes. Som medarbejdere har man pligt til at orientere sig på Aula mindst én gang dagligt på arbejdsdage. Der kan forventes svar på henvendelser indenfor 2 arbejdsdage fra ledelse og medarbejdere.  

Funktioner på Aula
Beskedsystemet
Bruges primært til ’need-to-know’-information og til at understøtte teamsamarbejdet. Vi er bevidste om at bruge mailinggrupperne aktivt og målrette informationen, så vi ikke spammer hinanden med overflødig information. Dokumenter, der sendes med beskedsystemet fx nyhedsbreve, referater m.m., som udsendes af ledelsen skal kunne genfindes, arkiveres altid som dokument i filsystemet. Alle øvrige filer arkiveres i Office365 Teams

Beskedsystemet vil aldrig erstatte den mundtlige kommunikation på skolen. Det betyder bl.a., at vi ved mere følsomme oplysninger, diskussioner eller uklarheder, altid tager personlig kontakt eller indkalder til et møde.

Opslagstavlen
Bruges til ’nice to know’-information såsom fælles arrangementer, glemte sager, tekniske udfordringer m.m. Opslagstavlen bruger vi kun til korte meddelelser, der har bred interesse. Alle opslag oprettes med en start- og slutdato, så de kun er synlige max 7 dage periode.

Kalender
Kalenderen er vores vigtigste oversigt over skolens overordnede aktiviteter. Vi bruger kalenderen til at indskrive arrangementer, personalemøder, afdelingsmøder, teammøder, kurser, udflugter, skole-hjem-samtaler, bestyrelsesmøder m.m. 

Filhåndteringssystemet
I dokumentarkivet placerer ledelsen dokumenter, der har en vis vigtighed, og som skal være tilgængelige for alle medarbejdere fx referater fra fællesmøder, udviklingsplaner, nyhedsbreve m.m.

Office 365 Teams
Er medarbejdernes primære arkiverings-, samarbejds- og videndelingsystem med hinanden. Vi bruger O365 Teams til at gemme og dele planer, referater, indkaldelser, foto m.m på tværs af teams, klasser, årgange og afdelinger.

God adfærd på AULA for os er:

  • Orienterer os i Aula mindst en gang dagligt.

  • Ved undren eller uklare beskeder/meddelelser – tager vi personlig kontakt.

  • Holder en god tone og aldrig skriver i vrede.

  • Undgår at spamme, målretter kommunikation og kun sender svar til de personer, der har interesse i svaret.

  • Tager hensyn til andres tid – skriver korte beskeder.

  • Deler viden med andre.

Vores mødefora er vores vigtigste samarbejds-, dialog- og beslutningsfora. Vi bruger vores mødefora konstruktivt og effektivt. Det vil sige, at:

  • Alle mødefora har et klart beskrevet formål.

  • Dagsordensmateriale udsendes senest en uge før mødet som besked eller oplags på opslagstavlen, og vi forventer, at mødedeltagerne har læst materialet, hvis det er udsendt rettidigt.

  • Vi kommer til tiden og slutter til tiden.

  • Alle mødepunkter afsluttes med en tydelig konklusion og ansvarsfordeling, samt beslutning om, hvad der skal kommunikeres til hvem, hvor og hvornår.

  • En mødeleder har ansvar for at udsende dagsorden og sikre, at der bliver valgt referent på alle møder.

  • Vi bruger værktøjet ’Det gode møde’ til at sikre konstruktive og gode møder.

Kommunikation med forældre

Det gode forældresamarbejde starter med, at vi har klarhed over, hvilke forventninger vi har til hinanden. Principperne for vores kommunikation med forældrene er:

  • Vi ønsker et godt samarbejde og en god dialog med forældrene om deres barns skolegang, og at forældrene på skolen føler sig velinformerede om, hvad der sker på skolen og deres barns skolegang.
  • Vi ønsker, at forældrene deltager aktivt i deres barns skoleliv, herunder forældremøder og skole-hjem-samtaler. Hvis forældrene er svære at komme i kontakt med, har vi en fælles aftale om, at medarbejderne inddrager ledelsen.
  • Forældre er altid velkomne til en dialog, hvis de oplever noget som urimeligt eller uforståeligt. Men hvis en forældredialog på Aula bliver konfliktoptrappende, har vi en fælles aftale om, at vi flytter dialogen til et personligt møde, evt. med ledelsen.
  • Vi forventer, at forældrene bidrager til samarbejdet med skolen ved at have styr på de grundlæggende ting i forhold til barnets skolegang, samt at de orienterer sig, når skolen informerer om eleven eller skolens aktiviteter, herunder på Aula og i Meebook.
  • Vi forventer information omkring særlige forhold i barnets liv, som kan have konsekvenser for barnets skolegang.

 

Aula er vores vigtigste kommunikationskanal i den gensidige dialog mellem forældre og skole. I Aula forventer vi altid en god tone mellem skole og forældre. Vores formål med Aula er at fremme en målrettet, åben og rettidig kommunikation. 

Vi bruger altid Aula til:

  • Informere via opslagtavlen med billeder og tekst.
  • At fortælle de faglige, sociale og personlige succeshistorier
  • Information om eleven gemmes under sikker filhåndtering og kan bruges som dokumentation gennem hele barnets skolegang.
  • Pædagogisk orientering fx i ugeplaner (som udsendes hver fredag via mailfunktionen), elevplaner og årsplaner.
  • At booke tid til skole-hjem-samtaler og forældremøder
  • At tilmelde sig arrangementer på skolen
  • At informere om fravær i teamet omkring klassen
    • Teamet informerer forældrene ved kendt fravær
    • Ledelsen informerer forældrene omkring langstidssygemeldinger

Forældres brug af Aula understøttes gennem aktiv brug af SMS-funktionen, så forældre altid varsles, når der er nyt på Aula.


Som forældre skal man kommunikere primært med barnets kontaktlærer og/eller pædagog, men der er også mulighed for at kontakte hele teamet omkring barnets klasse via Aula. Aula er ikke en kanal blandt forældre til at løse konflikter eller til at give personlig kritik af medarbejdere, andre forældre eller elever.

Vi vil gerne sikre en god dialog i Aula. Når både vi og forældrene bruger beskedsystemet, opfordrer vi derfor til at:

  • Beskeder skrives i en anerkendende tone.
  • Vi ikke bruger ironi og indforståede vendinger.
  • Ingen skriver i vrede.
  • Ingen omtaler andre børn og slet ikke med navn.
  • Vi ikke sender besked til alle, men målretter beskeder og henvendelser, så vi kun sender besked til relevante modtagere.
     

Hvis Forældrene har meddelelser eller spørgsmål til en klasses voksne, skal de skriftligt udelukkende bruge Aula. Vi aftaler, at vi giver svar inden for 2 arbejdsdage, og at vi ved en henvendelse altid automatisk kvitterer med ”Tak for din besked – jeg/vi vender tilbage inden for 2 arbejdsdage”.

Forældre har også mulighed for at kontakte klassens voksne via klassens to telefoner. Der henstilles til at der ringes til klassens telefoner inden kl. 7.55, mellem kl. 11.00 og 12.00 eller efter skoledagens afslutning i KKFO-tiden. I akutte situationer anbefales det, at forældre kontakter skolens kontor for, at vi bedst muligt kan være behjælpelige.  

Kommunikation med presse og lokalsamfund

Vi arbejder aktivt med at synliggøre Skolen i Charlottegårdens værdier og aktiviteter i pressen og lokalsamfundet.

Principper for vores kommunikation med presse og lokalsamfund er:

  • Al presseaktivitet og kommunikation i lokalsamfundet har fokus på at vise, at vi er en dynamisk skole med et stærkt fagligt fokus. Det gøres med afsæt i praksis og hverdagsfortællinger om skolen.
  • Vi tænker i inddragelse og åbenhed over for presse, når vi planlægger aktiviteter og events på skolen.

 

Vi udarbejder i tilknytning til skoleårets planlægning et kommunikationsårshjul, der beskriver, hvilke store aktiviteter skolen afvikler i løbet af året.

Vi udarbejder en kommunikationsplan ved større prioriterede aktiviteter og presseindsatser.